こんにちは、会員交流委員会です。今日はポカポカの良い天気ですね。
今月も定例会がやってきます。
昨夜は定例会最終打ち合わせの委員会を行いました。
荒田委員長にもゲストタイムの確認のために、ご多忙の中をお願いして同席いただきました。
ありがとうございました。
今日のお話は、定例会の時間配分について。
今月から、司会の他に新しく定例会責任者を設けました。
理由としては、委員会メンバー全員が委員会活動のすべてを責任を持って行い、会員交流のあり方や調整などを考えていくためです。
１月・２月定例会で、委員長・副委員長が行ってきた様々な調整などの半分くらいを、それぞれお任せしております。
もちろん定例会次第（案）のたたきは、もちろん委員長が作るのですが。あくまで定例会責任者が報告事項や慶弔の内容や配分を調整します。
期間としては、四役会の資料提出がある月末までが勝負ですので、定例会が終わった翌日から２週間足らずの間に各方面に連絡を取りながら、調整をするタイトな日程です。そして四役会・理事会を経て、司会文の確認や再度各報告内容などを精査しながら、当日を迎えます。
特に、この定例会責任者が悩むのが、「副理事長報告」や「委員会報告」などの時間配分です。
基本はもちろん全副理事長、全委員会の報告をお願いしたいとは思っているのですが、ご存知の方も多いでしょうが、実際はなかなか難しく…。
１月は全委員会の報告をしていただく時間を確保できたものの、２月ブロック協議会アワー４０分、そして３月ゲストタイム４５分、をそれぞれ定例会に組み込んだ結果、多くの委員長様にもご迷惑をお掛けしております。
内容によっては委員会報告を、来月に延ばしていただくように会員交流も泣く泣くお願いすることも。それぞれの委員長様には報告予定時間を分単位、細かくなれば３０秒単位でお願いしてます。
それでも、当日上手くいかないことがしばしば。
今までは委員長だけでしたが、今月からは定例会責任者も加えて、時計と睨めっこしながら百面相で、定例会を過ごす予定です（笑）今のところはございませんが、定例会の場所も時間延長することで、会場代追加料金も発生することも考えられますし。
と、今日はこのくらいで。
今月の定例会は、定例会責任者Ｏ君、司会Ｈ副委員長や、他にもゲストタイムで照明やドア係などすべての委員会メンバーが動いてます。当然、委員長も黒子で動きますよ？
明日が本番です。会員交流メンバーを見守ってくださいね。